In Multiconsult l’abbiamo capito: tante persone, tanti uffici. Prendi un pc, una connessione e scegli il posto che piu’ ti ispira per quel giorno. Desk-sharing=team working.

Giovanna  
Le Aziende puntano sulla condivisione del posto per ridurre i costi elevati. Sfruttando anche lavori meno fissi.  
Per Robert Wright una scrivania vuota è un’opportunità sprecata.
Un anno e mezzo fa il responsabile della gestione immobili di Abn Amro ha avviato una ristrutturazione del lay-out che potrebbe permettere alla banca olandese di risparmiare decine di milioni di euro l’anno. Il suo obiettivo era quello di utilizzare lo spazio in maniera più efficiente nelle sedi più costose, assicurando allo stesso tempo ai team sempre più mobili del gruppo un ambiente di lavoro adatto alle loro necessità. «Sapevamo che lo spazio, anche se ridotto e pianificato efficacemente, non era del tutto utilizzato», afferma Wright.      .
Per quindici giorni con il suo team ha monitorato il sesto piano dell’ufficio di Londra ogni ora per verificare quanti posti erario occupati, liberi o “prenotati” (diciamo almeno con una giacca appoggiata allo schienale). Wright scoprì che più di un terzo delle scrivanie del piano non erano utilizzate. In media solo il 45% dei posti erano occupati e un altro 20% prenotato. Secondo gli esperti e gli immobiliaristi questi numeri dimostrano il livello di sotto­utilizzo degli uffici nelle società medie e grandi di servizi nei Paesi industrializzati.
Ma l’idea di condivisione delle scrivanie gela ancora il sangue a più di un manager di immobili. I quali ricordano ancora il successo dubbio di diverse iniziative di “hotdesking” negli anni 90, quando le tecnologie di rete promettevano di liberare i dipendenti delle loro scrivanie. Come diversi altre aspetti della bolla internet, buona parte di queste idee non hanno mantenuto fede alle promesse.
Forse la più sfortunata è stata quella di Chiat/Day, agenzia di pubblicità Usa poi passi costi degli spazi in questi luoghi. Nel centro sata a Omnicom. Nel ‘94 gli staff delle sedi di Los Angeles e New York erano abituati a trovare un luogo di lavoro diverso ogni giorno dopo aver preso un telefono cellulare e un computer portatile alla “concierge”. In poco tempo perdevano le tracce degli altri colleghi all’interno degli enormi spazi, con alcuni manager che non riuscivano a trovare i loro staff per giorni e altri che si installavano nelle sale riunioni. I problemi erano accentuati dalle carenze di apparecchiature, dalla mancanza di spazi personali e dal tentativo di abolire la carta.

“Antropologicamente tendiamo a fare un nido, a marcare il territorio e difenderlo  afferma Jeremy Myerson, co-autore di “Space to work”, un viaggio fotografico negli uffici flessibili -. Se le persone non hanno un territorio, rimangono destabilizzate. La loro conclusione è: “Se non valgo neanche una scrivania, la mia posizione nella società è molto vulnerabile”.
Nonostante tutto, la condivisione delle scrivanie è diffusa in diversi settori. «Le prime ad adottarla sono state le aziende It, quelle che sviluppano i prodotti che la rendono possibile», rileva Francesca Hughes, direttore della consulenza strategica di Jones Lang La Salle, società di servizi immobiliari. Poi sono arrivate le società di consulenza che hanno spesso i dipendenti delocalizzati presso le sedi dei clienti.
Ora, aggiunge la Hughes, anche le società di servizi finanziari stanno saltando sul treno, per due ragioni. In primo luogo per i costi: il numero di impiegati nei centri finanziari mondiali continua a crescere, in parallelo con i costi degli spazi in questi luoghi.

Nel centro di Londra il costo totale di affitto, manutenzio­ne e servizio degli immobili commerciali e cresciuto del 13% nell’ultimo anno. Secondo Actium Consult, oggi dieci metri quadrati di «area interna netta» (5,25 mq di spazio di lavoro più la quota di spazi comuni) per dipendente costano 9.500 sterline. Il secondo motivo è il cambiamento del modo di lavorare nell’economia della conoscenza, il lavoro è diventato più collaborativo e non ha più senso per certe professioni avere una postazione di lavoro esclusiva, soprattutto nel settore dei servizi in cui i dipendenti sono sempre più mobili.
Hughes sostiene che il rinnovato interesse nelle scrivanie condivise e in altre strategie alternative è un fenomeno globale, anche se «le dinamiche variano a seconda dei luoghi». Negli Usa, per esempio, gli imperativi sono la riduzione dei costi e il clima collaborativo, anche se hai singoli dipendenti viene dato più spazio rispetto a Londra.
Nelle sedi più costose in Asia, come Hong Kong, i dipendenti tendono a resistere ai cambiamenti a causa del forte legame tra lo status del singolo e il suo spazio.
In Abn Amro è stato introdotto un modello di “desk-sharing” in base al quale i dipendenti mobili possono agganciarsi con i laptop e dirottare le telefonate ad alcune scrivanie destinate al loro team. Nello stesso tempo il 40% dei dipendenti sul piano occupano le stesse scrivanie a tempo pieno. A differenza del tradizionale “hot-desking”, che permette a chiunque di sedersi in qualsiasi posto, questo sistema tende a mantenere la struttura sociale del team. Allo stesso tempo sono aumentati gli spazi comuni sotto forma di zone di distrazione e mini sale riunioni che devono essere prenotate in anticipo.
All’inizio dell’esperimento 180 persone lavoravano sul piano. Oggi il numero è cresciuto a 220, con un tasso di utilizzo del 73 per cento. Il prossimo passo per migliorare l’efficienza, secondo Robert Wright, è rappresentato da un sistema di prenotazione accessibile in rete.
John Vivadelli, Ceo di Agilquest, società della Virginia specializzata in software per la prenotazione, sottolinea d’enorme opportunità che si apre per le società quotate: «Se si possono eliminare mille scrivanie dal costo di 10 mila dollari l’una e il tuo price/earning è pari a 20, in effetti hai un potenziale di capitalizzazione di 200 milioni bloccato in quelle scrivanie».
L’impatto psicologico dei sistemi di desk­sharing può essere comunque problematico. «Se proponi alle persone di non avere scrivanie fisse, la maggior parte di loro penserà di subire un torto», commenta Francesca Hughes. Il sospetto dei dipendenti per il posto di lavoro mobile è spesso legato al modo in cui viene proposto. «Gli accordi di desk-sharing sono falliti in passato perché le aziende hanno tolto spazio ai dipendenti senza sostituirlo con altre forme di sicurezza o di status -sostiene Hughes-. Ho visto recentemente molte società dare invece in cambio contratti e periodi di preavviso più lunghi e ferie più generose». Negli uffici di Reading della Ernst&Young, i dirigenti hanno razionalizzato gli immobili e modificato il modo di lavorare dopo aver rilevato un tasso di utilizzo di circa il 40 per cento. Ora il 97% delle scrivanie entra in un sistema a rotazione in cui i dipendenti possono prenotarle in «linee di servizio di gruppo» restando a stretto contatto con i team di lavoro. «Ora è molto più piacevole venire in ufficio - afferma uno di loro perché è un ambiente pulito, luminoso e ispiratore, piuttosto che pieno di carta e di documenti”. L’ufficio ci ha guada­gnato in termini di estro e creatività.
Fonte Il sole 24Ore
04/01/2007